Eerste Hulp Bij Onbetaalde facturen

Iedere ondernemer krijgt er vroeg of laat mee te maken: een onbetaalde factuur. Wat doe je als een klant de rekening niet betaalt? Hoe zorg je ervoor dat je toch je geld krijgt? Als je er zelf niet uitkomt, kan een incassobureau helpen. Niet alleen bij openstaande B2B-facturen, maar ook als het gaat om particuliere debiteuren.

Eerste Hulp Bij Onbetaalde facturen

Niet- of deels betaalde facturen (zakelijk)

Onbetaalde facturen zijn er in vele soorten en maten. Situaties die vaak voorkomen, zijn onder andere:

  • Facturen die niet (of veel te laat) betaald worden door een particuliere klant;
  • Facturen die niet (of veel te laat) betaald worden door een ander bedrijf (B2B);
  • Facturen die slechts deels betaald worden, waarna het restbedrag blijft openstaan;

Als het om een paar tientjes gaat, is een niet-betaalde factuur misschien niet zo’n ramp. Financieel gezien tenminste. Maar voor je bedrijfsadministratie betekent het veel gedoe. Een openstaande rekening moet op een gegeven moment wel verwerkt worden in de boekhouding. Bovendien heb je de omzetbelasting misschien al vooruit betaald. Dat moet later allemaal weer rechtgetrokken worden. Als ZZP’er zit je daar niet op te wachten. Maar ook MKB-bedrijven hebben hierdoor een hekel aan onbetaalde facturen.

Gaat het om grote bedragen, dan kan een onbetaalde factuur ook financiële gevolgen hebben. Uitblijvende inkomsten kunnen je in de problemen brengen. Bij openstaande bedragen vanaf 1000 euro is het dan ook zeker de moeite waard om de hulp van een incassobureau in te roepen.

Onbetaalde rekeningen (particulier)

Bij de term onbetaalde facturen denk je al snel aan het bedrijfsleven. Maar ook als particulier kun je te maken krijgen met een onbetaalde rekening. Bijvoorbeeld als je een boek, kledingstuk of schilderij verkoopt aan iemand. Of als je een kamer verhuurt of iemand geld leent. Het komt geregeld voor dat het afgesproken bedrag dan niet of slechts deels (terug)betaald wordt. Ook in dat geval kan een incassobureau een heel verschil maken.

Belangrijke voorwaarde is wel dat je de afspraken over het te betalen bedrag op papier (of in de mail) hebt staan. Mondelinge overeenkomsten tellen niet als bewijsmateriaal. En ook hier geldt: vooral voor grotere bedragen loont het inschakelen van een incassobureau de moeite.

Plan van aanpak bij onbetaalde facturen

Meteen een incassotraject starten zodra de betaaltermijn verloopt? Niet doen. Dat komt nogal ongeduldig en onvriendelijk over. Je kunt beter stapsgewijs proberen om de openstaande factuur alsnog betaald te krijgen. Er valt jou, de crediteur, dan niets te verwijten: jij hebt alles netjes volgens de regels gedaan!

Stap 1: stuur een betalingsherinnering

De meeste onbetaalde facturen zijn simpelweg een kwestie van ‘oeps, vergeten’. De eerste stap is dus het sturen van een betalingsherinnering. Vaak wordt het bedrag dan alsnog overgemaakt.

Vermeld bij zakelijke facturen alle gegevens van de openstaande rekening. Bijvoorbeeld het factuurnummer en het te betalen bedrag. Je kunt de factuur ook nogmaals meesturen. Vermeld ook een nieuwe betaaltermijn, bijvoorbeeld twee weken vanaf de dag dat je de herinnering stuurt.

Stap 2: neem contact op

Heeft je betalingsherinnering geen effect? En gaat het om een zakelijke klant (B2B)? Neem dan even contact op met het bedrijf. Ook als je als particulier nog geld van iemand krijgt, kun je het beste even bellen of mailen. Vraag waarom het betalen maar niet lukt. Stel eventueel een betalingsregeling voor. Blijf vriendelijk en probeer begrip te tonen; dat komt je (zakelijke) relatie ten goede. Belangrijk: maak notities van het telefoongesprek en de eventuele afspraken die je tijdens dit gesprek maakt. Bewaar deze notities; ze tellen mee als ‘bewijsmateriaal’.

Stap 3: neem een incassobureau in de arm

Blijft de betaling nog steeds uit, dan kun je het openstaande bedrag laten vorderen door het incassobureau. In eerste instantie gaat dat via het ‘minnelijke traject’: het incassobureau stuurt een formele aanmaning. Hierin wordt de debiteur gevraagd de niet-betaalde factuur binnen een bepaalde termijn te voldoen. In de aanmaning staat ook dat er rente en incassokosten gerekend zullen worden als de betaling uitblijft. Vaak heeft deze mededeling snel effect. Het bedrag wordt dan alsnog overgemaakt.

Stap 4: laat een deurwaarder inschakelen

Bij hardnekkige wanbetalers is er soms meer nodig, namelijk de tussenkomst van een rechter. Die kan bepalen dat er een deurwaarder aan te pas moet komen. De deurwaarder kan via het gerechtelijk bevel dwangmiddelen gebruiken om een betaling te forceren. Bijvoorbeeld beslaglegging. Dat klinkt (en is) ingewikkeld, maar een goed incassobureau weet precies welke regels en wetten er gelden. Ook heeft het incassobureau nauw contact met gerechtsdeurwaarders en advocaten. Dit scheelt jou een hoop tijd en gedoe.

Het aanspannen van een procedure bij de rechter is wel een ingrijpende stap. Bovendien is hier een eigen financiële bijdrage aan verbonden. Gaat het om onbetaalde facturen met een klein bedrag, dan loont deze maatregel dus niet de moeite. Bij grote bedragen is het wel een goede manier om je factuur alsnog betaald te krijgen. Het incassobureau kan je hierin adviseren.

Krijg openstaande bedragen sneller betaald

Heb jij te maken met een onbetaalde factuur en kun je wel wat hulp gebruiken? Vul het formulier in voor vrijblijvend advies. Met een incassobureau krijg je het openstaande bedrag sneller betaald en bespaar je jezelf een hoop stress en regelwerk.


FAQ – meest gestelde vragen

Bronnen

  • https://ondernemersplein.kvk.nl/stappenplan-klant-betaalt-factuur-niet/
  • https://www.wetrecht.nl/klant-wil-niet-betalen-wat-nu/

Gerelateerde items

Een incassobureau

Een incassobureau

Incassobureau; het woord alleen al doet veel mensen huiveren. Maar is dat wel terecht? Er bestaan veel misverstanden over het …
Lees meer
Procedure Incassobureau

Incassobureau procedure

Een incassobureau int bedragen die nog niet betaald zijn. Zoals achterstallige huur, een openstaande factuur of onbetaalde alimentatie. De incassobureau …
Lees meer

Incassobureau nodig? Vraag vrijblijvend een offerte op!

Schakel een incassobureau niet te laat in, vraag nu vrijblijvend een offerte op. Advies nodig? Vul dan dit formulier in.

OFFERTE AANVRAGEN >